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Amo lo que hago, pero …
¿Quién no quiere afeitarse algunas tareas repetitivas que chupan el tiempo para que puedan pasar más tiempo haciendo lo que realmente aman? Lo que en mi caso significa atar a un niño de un año a mi espalda y ir a las aventuras diarias alrededor de Colorado.
Siempre estoy buscando formas de racionalizar mi negocio, así que hoy te traigo 10 hacks para ahorrar tiempo para que puedas pasar menos horas a la semana detrás de la computadora portátil.
1. Atajos de Gmail
Aprendí esto hace unos años (De esta infografía) y ha cambiado mi vida. Se necesitan tantos clics para reenviar o responder a un correo electrónico, resaltarlo para poder leer el correo electrónico al que responde mientras respondo, y luego envío. Ahora todo lo que hago es presionar Shift + R y estoy respondiendo en una ventana salpicada. Esto me ahorra probablemente un minuto al día, lo que sé que no es mucho. ¡Pero es el principio de la cosa!
He estado usando atajos de Gmail como este durante años y es mucho más fácil nunca tener que levantar mis dedos de las llaves. Para habilitar los atajos, simplemente vaya a su configuración> Basic> Atajos de teclado y habilitelos.
Puede hacer clic en el botón Study más para aprender cuáles son todos los diferentes atajos, ya que no puede personalizar ninguno de estos atajos.
2. Cree accesos directos en su teléfono y computadora
Si escribo @@ en mi teléfono o incluso aquí en mi computadora, cambiará automáticamente a mi dirección de correo electrónico. Si escribo QQQ, escribirá automáticamente la URL de mi sitio net. Pequeñas cosas que inevitablemente termino enviando mensajes de texto o mensajes a las personas casi todos los días que son un dolor whole para escribir.
Después de escribir mi atajo, puedo presionar la tecla ENTER o la barra espaciadora para que el QQQ sea reemplazado con Heathandalyssa.com/ (agregué la barra al closing para poder agregar fácilmente una babosa si dirigir a alguien a una página específica en mi sitio net).
Para crearlos, abra la aplicación Configuración en su iPhone (uso un MacBook para que esto se sincronice con mi computadora portátil) y vaya al teclado common>. Luego haga clic en el reemplazo de texto en la parte superior de la pantalla y cree sus cortes.
Este es un consejo que recogí de Chalene Johnson el año pasado. Inicialmente lo sugirió para cualquiera que responda a muchos mensajes de Fb o Instagram con frases similares como “Gracias 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏 🙏”. Esos podrían ser Ty1 y Ty2 y si obtienes docenas de respuestas a tu Instagram, realmente puedes ahorrarte algo de tiempo (¡y errores de ortografía!).
3. Mantenga su lista de tareas pendientes actualizadas
¿Alguna vez tienes una muy buena thought cuando gross sales de excursión? ¿O en la cena con amigos? ¿O tal vez recuerdas un correo electrónico que debes enviar mientras entras en una reunión?
Durante mucho tiempo, fui la reina de recordar algo cinco veces diferentes antes de hacerlo porque siempre estaría en medio de algo importante y olvidé de nuevo. (¿Estoy solo en esto?)
Por eso amo a Trello.
(Y Habla de eso todo el tiempo aparentemente.)
Es una herramienta increíble para seguir ejecutando listas de tareas pendientes, administrar proyectos e incluso trabajar con un equipo.
Pero creo que el uso más discreto es ser el lugar donde puedo escribir esas pequeñas tareas que se olvidan fácilmente. Como cuando te estás quedando dormido y piensas “Oh, mierda, olvidé llegar al lanzamiento en esa campaña publicitaria” o “Envié esa publicación de weblog pero olvidé enviar fotos”. O, la mayoría de las veces, cuando estás trabajando en algo y se te ocurren una thought de publicación de weblog realmente buena y piensa “Oh, recordaré totalmente esta thought, ¡es increíble!” Y luego cinco minutos después no puedes recordarlo en absoluto.
Ahora que lo pienso, puedo ser una persona olvidadiza …
Pero luego, cuando abro mi computadora portátil a primera hora de la mañana, sé que tengo una lista completa de todo lo que necesito trabajar y listas de todas mis concepts y proyectos futuros para abordar. No más sentarse frente a la computadora tratando de descubrir qué comenzar a continuación.
4. Automatizar la facturación
Siempre he tenido una relación de amor y odio con las facturas. Me encanta ganar dinero. Odio el tedioso proceso de crear facturas. Empecé a usar Freshbooks Para facturas para algunas funciones de automatización de claves:
- Puede guardar los perfiles del cliente, por lo que la información básica, como el nombre del cliente, la empresa, la dirección, la (s) dirección (es) de correo electrónico, se guardan la factura. Solo elijo entre un menú desplegable que estoy facturando y todos esos campos están poblados automáticamente.
- Puede establecer facturas recurrentes para cualquier cliente que tenga en el retenedor. Luego puede recibir un pago cada mes como un reloj y nunca tener que levantar un dedo. (Bueno, todavía tienes que hacer el trabajo que te pagan en primer lugar).
Además, los clientes también pueden pagar con tarjeta de crédito, que es algo que sé que algunos de mis clientes siempre eligen por la molestia de cortar cheques.
Freshbooks es un servicio pagado que usamos, pero he escuchado a muchos empresarios que aman y usan Olaque es free of charge.
5. Utilice los servicios de reserva de calendario
¿Por qué oh por qué reservar los horarios de las reuniones con personas es una molestia?
Necesita un hilo largo de seis mensajes solo para elegir algunas opciones de fecha y hora, y luego alguien tiene que crear un evento calendario e invitar a la otra persona, de lo contrario, uno o ambos olvidan.
Es molesto a medida que todos salen.
Empezamos a usar Calendamente Hace unos años para reservar entrevistas de podcast y ahora lo usamos para todos los diferentes tipos de reuniones. Creamos todos los diferentes tipos de reuniones (entrevista de podcast, reunión de 30 minutos, reunión de 60 minutos RVE Summit, and many others.) y sincroniza nuestra disponibilidad con nuestro calendario de Google. Enviamos un enlace de reserva, usted reserva una hora que funcione para usted y se agrega a nuestros dos calendarios. Ambos recibimos confirmaciones de correo electrónico y nos ahorramos años de ida y vuelta (probablemente).
Esto ha funcionado muy bien durante años, pero hace unos meses, aprendí que calendamente se integra con Zoom. Esto significa que cuando reserve una reunión, la elegante integración colocará automáticamente todos los enlaces de zoom y números de teléfono necesarios en su calendario. (Hice esto manualmente durante años, que lleva al menos diez minutos por reunión, antes de darme cuenta de que esto period una cosa. Smh).
También puede ahorrar tiempo mediante actividades por lotes como yo habló de principios de este mes y programando todas sus reuniones durante solo un día a la semana. O nunca tener reuniones.
Relacionado: 14 consejos para trabajar en un RV
6. Integraciones y automatizaciones
Hablando de integraciones! Ahorran mucho tiempo y Zapier tiene un montón de ellos.
Puede encontrar ZAP para conectar cientos de aplicaciones.
Por ejemplo, cuando alguien compra un boleto a nuestra cumbre de emprendedor de RV, necesito que se agregue a nuestro Convertkit y etiquetado como “Suplector de boletos de la cumbre” para poder enviarles información del evento. Bueno, para las dos primeras cumbres, exporté manualmente las direcciones de correo electrónico de EventBrite y las subí a Convertkit. Vendemos boletos generalmente por un período de 3-6 meses, así que tuve que hacerlo a menudo.
Tal pérdida de tiempo.
Ahora hay un Zap y nunca tengo que exportar un CSV, cargar el CSV, elegir los campos adecuados, establecer la etiqueta adecuada y esperar un correo electrónico de confirmación que se hayan cargado todos los correos electrónicos. ¡No tengo que pensar en eso en absoluto!
Las integraciones y las automatizaciones son una forma sorprendente de ahorrar un sinfín de tiempo, ¡especialmente en tareas sin sentido fáciles como esta! Puede averiguar en qué aplicaciones puede crear integraciones y automatizaciones Sitio net de Zapier aquí.
7. Desarrollar sistemas y procesos
Cuando escribo una publicación de weblog, mi proceso es así:
- Elija cuatro publicaciones de weblog para el mes (todo sobre un tema comparable) de mi lista continua de concepts de weblog que sigo en Trello
- Esbozar cada weblog
- Escribe cada publicación de weblog
- Agregar fotos, imagen destacada y palabras clave
- Programe para la fecha asignada en mi calendario de contenido
- Escribe un boletín para compartir esa publicación de weblog el miércoles por la mañana
Es un sistema que he pasado años actualizando. Antes, escribiría cuando me inspiraría o cuando tuve una buena thought. ¡Olvidé agregar fotos, nunca establecer palabras clave search engine optimisation y, a veces, ni siquiera compartir el weblog! Básicamente estaba fallando en Ser un blogger.
Necesitaba un proceso a seguir para eliminar todas mis distracciones y darme un camino claro a seguir. El desarrollo de procesos y sistemas es una de las mejores maneras de optimizar su negocio.
Para algunas concepts realmente geniales sobre cómo desarrollar sistemas y procesos para usted, recomiendo ver esta presentación de Dani Schnakenberg de nuestra Cumbre de Emprendedores RV 2019:
https://www.youtube.com/watch?v=MWAXB7FYZM4
8. Outsourcing
¿Una de las formas más importantes de ahorrar tiempo?
Subcontratación.
Delegue las cosas que termina haciendo todo el tiempo para que pueda concentrarse en las cosas que solo usted puede hacer. Hemos tenido un gran episodio de podcast en esto: Cómo multiplicarte y hacer más Por Jill Sessa (¡a quién he subcontratado toda la administración de nuestro sitio net!).
9. Escriba más rápido
¿Una forma discreta de ahorrar tiempo y hacer las cosas más rápido? Escriba más rápido.
No he practicado la escritura desde el octavo grado cuando mis amigos y yo lo tomamos para que todos pudiéramos competir para ver quién escribió el más rápido. (Oh, ¿fue un nerd en la escuela secundaria?)
Puedes usar sitios net como Keybr.com Para practicar sus habilidades de escritura y mejorar su velocidad de escritura.
También uso gramaticalmente para captar mis errores de escritura para mí, así que paso menos tiempo de corrección de tiempo.
(Además, estoy con Jim escribiendo 65 WPM. ¡No sé cómo Pam puede escribir 90!)
10. Reducir las distracciones
Por último, pero no menos importante, ahorremos tiempo limitando las distracciones. Hay muchas maneras de hacer esto:
- Use el tiempo de pantalla en su teléfono para limitar el uso de aplicaciones que pasan el tiempo
- Establezca el tiempo de inactividad durante las horas de trabajo en su teléfono para que solo pueda usar su teléfono como teléfono (Configuración> Tiempo de pantalla> Tiempo de inactividad)
- Limite su tiempo en las redes sociales en su computadora utilizando complementos como Eradicador de alimentación de noticias
- Por el amor de Dios, encienda su modo de no molestar. ¡Para eso es! No necesitamos notificaciones apestosas.
- Del mismo modo, cierre su correo electrónico y verifíquelo solo unas pocas veces al día para que no lo absorban por ese vórtice sin alma.
¿Qué otros consejos para ahorrar tiempo tienes? ¡Comparte tu mejor en los comentarios!
