El panorama world de abastecimiento para los planificadores de eventos está experimentando cambios significativos a medida que los planificadores de eventos se adaptan a las nuevas expectativas y tecnologías. Una encuesta reciente realizada por Cvent y Censuswide revela que los planificadores se están centrando más en la participación de los asistentes, aprovechando las herramientas de inteligencia synthetic y buscando lugares únicos para ofrecer experiencias memorables, al mismo tiempo que gestionan costos crecientes y presupuestos más ajustados.
El panorama world de la planificación de eventos y el abastecimiento de hoteles está evolucionando rápidamente, impulsado por una combinación de avances tecnológicos y expectativas cambiantes. Una encuesta reciente realizada por Cvent en asociación con Censuswide proporciona información sobre las tendencias emergentes que darán forma a la industria en 2026. Con aportes de 1,650 planificadores profesionales en varias regiones, la encuesta destaca la creciente demanda de lugares únicos, la integración de la IA en los procesos de abastecimiento y la importancia de la participación de los asistentes.
Demografía y alcance de la encuesta
La encuesta abarcó un grupo diverso de planificadores profesionales de América del Norte, América Latina, Europa, Asia, Australia y Medio Oriente y África. Los encuestados, principalmente Millennials y Generación X, aportan una amplia gama de experiencia, desde recién llegados hasta veteranos con más de dos décadas en la industria. Esta diversidad proporciona una visión integral de las tendencias actuales y las direcciones futuras en el abastecimiento de planificadores globales.
Prioridades cambiantes: participación sobre volumen
Uno de los hallazgos clave de la encuesta es un cambio en las prioridades de los planificadores. Si bien no se espera que el volumen de eventos crezca significativamente, la atención se ha desplazado a mejorar la participación y la satisfacción de los asistentes. Este cambio refleja una tendencia más amplia de la industria en la que la calidad de la experiencia tiene prioridad sobre la cantidad de eventos. Los planificadores buscan cada vez más lugares que ofrezcan algo más que espacios funcionales, dando prioridad a aquellos que facilitan el networking, ofrecen opciones integradas de alimentos y bebidas y ofrecen entornos personalizables.
Tecnología e IA: un arma de doble filo
La tecnología juega un papel essential en el proceso de abastecimiento, y los planificadores utilizan herramientas digitales para optimizar las operaciones y mejorar la toma de decisiones. Sin embargo, la encuesta revela una brecha entre las expectativas y la realidad. Si bien la IA se está convirtiendo en un elemento básico en el conjunto de herramientas de abastecimiento, muchos planificadores descubren que las tecnologías actuales no satisfacen plenamente sus necesidades. A pesar de esto, se espera que aumente el uso de la IA, y los planificadores la utilicen para la selección del lugar, la comparación de ofertas y el análisis de datos.
Gestión de costes y soluciones creativas
El aumento de los costos es una preocupación importante para los organizadores, y la mayoría anticipa un aumento del 20% en los gastos de eventos. Para abordar esto, los planificadores están adoptando estrategias creativas para ofrecer experiencias de alta calidad dentro de las limitaciones presupuestarias. Esto incluye negociar acuerdos más inteligentes con lugares, explorar ubicaciones alternativas y aprovechar espacios para eventos especiales, como restaurantes y lugares culturales. El enfoque sigue siendo maximizar el valor manteniendo un fuerte énfasis en la experiencia de los asistentes.
Procesos de abastecimiento optimizados
La eficiencia en el abastecimiento es otra área crítica destacada por la encuesta. Los planificadores adoptan cada vez más procesos estructurados para ahorrar tiempo y reducir costos. Un enfoque de abastecimiento bien definido permite a los planificadores comparar lugares de manera efectiva, recopilar información detallada y comunicarse claramente con los proveedores. Esta tendencia hacia la estandarización está ganando terreno, y un número significativo de planificadores informan ahorros de tiempo y costos.
El papel de las herramientas RFP
Las herramientas de RFP en línea son ahora una parte integral del conjunto de herramientas del planificador, y casi todos los encuestados las utilizan para generar solicitudes. Estas herramientas mejoran la eficiencia, mejoran los análisis y agilizan los procesos de contratación. La integración de la IA en estas herramientas ayuda aún más a los planificadores a tomar decisiones informadas, alinear las opciones de lugar con las necesidades de los asistentes y garantizar respuestas oportunas.
Transparencia y rapidez en el abastecimiento
Los planificadores enfatizan la importancia de la transparencia y la velocidad en el proceso de abastecimiento. Las propuestas claras y detalladas y las respuestas rápidas son factores críticos que influyen en la selección del lugar. Los planificadores valoran los lugares que brindan fácil acceso a la información, lo que les permite tomar decisiones informadas de manera eficiente. Además, factores como la reputación de la marca y las relaciones existentes con el private del lugar influyen cada vez más en las decisiones de abastecimiento.
Preferencia por lugares únicos
La demanda de espacios flexibles y únicos va en aumento. Los planificadores buscan cada vez más ubicaciones no hoteleras que ofrezcan experiencias y comodidades únicas. Estos lugares, que incluyen restaurantes, galerías de arte y espacios culturales, permiten a los planificadores crear eventos inmersivos y atractivos. La flexibilidad y adaptabilidad de estos espacios, junto con su capacidad para integrar experiencias culturales o culinarias, los convierten en opciones atractivas.
Importancia de las asociaciones con proveedores
Las relaciones sólidas con los proveedores son esenciales para la ejecución exitosa del evento. Ante los desafíos de private y los crecientes costos de los proveedores, los planificadores dependen en gran medida de socios confiables para brindar experiencias perfectas. Los proveedores desempeñan un papel essential a la hora de impulsar la participación de los asistentes y proporcionar la experiencia necesaria para hacer realidad las visiones creativas.
Conclusión
El Informe world de abastecimiento de planificadores de eventos de 2026 destaca la dinámica cambiante de la industria de la planificación de eventos. A medida que los planificadores enfrentan costos crecientes, avances tecnológicos y prioridades cambiantes, el enfoque sigue siendo brindar experiencias atractivas y memorables. Los lugares y proveedores que se adapten a estos cambios y ofrezcan soluciones innovadoras estarán bien posicionados para tener éxito en este panorama competitivo.
Descarga el Informe de abastecimiento world de Cvent Planner 2026.
