Si eres administrador de eventos, tu trabajo es una carrera constante contra el reloj. No sólo estás planeando eventos memorables; usted es vendedor, coordinador, planificador financiero y representante de servicio al cliente, todo antes del almuerzo. ¿Y cuál es la mayor pérdida de tiempo? No es el trabajo creativo. Es el trabajo administrativo.
Es el ciclo interminable de copiar y pegar detalles de eventos en una plantilla de Phrase. Se exporta a PDF, se adjunta a un correo electrónico y luego se busca una firma en ese correo electrónico. Calcula manualmente los mínimos de alimentos y bebidas y vuelve a escribir los detalles de la factura.
Hace años, la solución eran las “plantillas”. Pero en el acelerado mercado precise, una plantilla easy es simplemente una forma más rápida de realizar el trabajo handbook. El nuevo estándar es la verdadera automatización.
Es hora de dejar de reutilizar el trabajo y empezar a eliminarlo. Aquí se explica cómo utilizar triple asiento software program de gestión de eventos a automatiza el flujo de trabajo de tu eventodesde la primera consulta hasta el pago closing.
1. Automatice el flujo de trabajo de su propuesta: de la consulta al “Sí” en minutos
La antigua forma de crear una propuesta period un proceso de entrada de datos de 10 pasos. La nueva forma es una generación con 1 clic para agiliza el proceso de tu evento.
- Comienza con precios inteligentes: Olvídate de buscar hojas de precios de temporada. Con Mínimos dinámicoslas reglas las estableces una vez. Indique a Tripleseat su mínimo de alimentos y bebidas para un sábado de diciembre y automáticamente aplicará esa regla a cualquier evento nuevo que cumpla con los criterios. Sin matemáticas, sin errores.
- Genere documentos en vivo, no archivos torpes: Cuando generas un propuesta de evento automatizadael sistema obtiene todos los detalles de su evento, precios dinámicos y elementos del menú al instante. Este no es un documento de Phrase estático; es un documento en vivo, con marca y basado en net que luce profesional en cualquier dispositivo.
- Consíguelo firmado ahora con firmas electrónicas: Este es el punto de inflexión. En el momento en que envía la propuesta, su cliente puede abrirla en su teléfono, escribir su nombre y hacer clic en “Firmar”. Tripleseat captura la firma electrónica legalmente vinculante y le notifica al instante. Todo el ciclo “imprimir-escanear-correo electrónico-esperar-perseguir” ha desaparecido.
Lo que antes requería una hora de trabajo administrativo (y días de espera) ahora es un flujo de trabajo de 10 minutos.
2. Automatice el flujo de trabajo de planificación: establezca y olvide puntos de contacto clave
Una vez reservado el evento, comienza la verdadera comunicación. Pero no tiene por qué ser su trabajo recordar cada punto de contacto.
La antigua solución period una carpeta de “plantillas de correo electrónico” en sus borradores. La nueva solución es Discusiones automatizadas.
Esta función Tripleseat actúa como su asistente administrativo private, enviando recordatorios de eventos automatizados y comunicaciones. Puede crear un flujo de trabajo que envíe automáticamente un correo electrónico de discusión en un momento específico del ciclo de vida del evento. Por ejemplo:
- 30 días fuera: Un correo electrónico envía automáticamente: “¡Es hora de elegir su menú! Aquí hay un enlace a las selecciones”.
- 7 días fuera: Se envía automáticamente un correo electrónico: “Solo un recordatorio, el recuento closing de invitados y el diseño deben entregarse este viernes”.
- 1 día después del evento: Un correo electrónico envía automáticamente: “¡Gracias por celebrar con nosotros! Nos encantaría recibir tus comentarios”.
Esta comunicación proactiva y automatizada le ahorra horas y garantiza que no se pierda ningún detalle.
¿Y para eventos complejos? Paneles de management de eventos maestros y Editable Monetary Grids le permiten gestionar una conferencia de varios días con docenas de BEO. Esto es cierto Automatización BEO: cambie el recuento de invitados en un solo lugar y fluirá instantáneamente a cada documento relacionado, salvándolo de la pesadilla del management de versiones.
3. Automatizar el flujo de trabajo de pago del cliente: el portal para invitados todo en uno
La mayor fuente de correos electrónicos que hacen perder el tiempo es un cliente que ha perdido un documento.
- “¿Puedes reenviar la factura?”
- “¿Cuál fue el BEO closing que acordamos?”
- “¿Recibiste mi pago?”
La antigua solución period ser rápido con el botón “reenviar”. La solución moderna es la Portal de invitados.
El Portal de Huéspedes es el centro central de autoservicio donde todos sus automatización de planificación de eventos se junta. En lugar de enviar documentos por correo electrónico, le otorga al cliente acceso a su portal. En el inside pueden ver:
- Todos los documentos del evento (propuestas, BEO, contratos) en tiempo actual.
- Todas las discusiones y mensajes.
- Un desglose claro de los pagos adeudados.
Este portal elimina el rastro documental y detiene el intercambio de correos electrónicos. Pero la mejor parte es automatizar el proceso más doloroso de todos: procesamiento de pago de eventos.
Los clientes pueden realizar pagos directamente en el portal, 24 horas al día, 7 días a la semana. Con las últimas funciones de pago de Tripleseat, incluso puede permitir que un invitado autorice su tarjeta registrada para todos los pagos relacionados con el evento, incluido el saldo closing.
Imagínese eso. No más perseguir el cheque closing. El cliente lo autoriza una vez y el sistema se encarga del resto. Esto no es sólo un ahorro de tiempo; está cambiando el negocio.
Dejar de gestionar documentos. Comience a automatizar su día.
Su valor está en construir relaciones y crear eventos increíbles, no en ser un especialista en ingreso de datos.
Al cambiar su forma de pensar de las “plantillas” a la “automatización”, puede eliminar el trabajo administrativo que agota su día. Utilice propuestas dinámicas basadas en la net y firmas electrónicas para obtener reservas más rápido, debates automatizados para gestionar los seguimientos y el portal de invitados para que le paguen a tiempo.
¿Listo para detener el ciclo de copiar, pegar y repetir? Programe una demostración hoy y descubre cómo Tripleseat puede ayudarte automatiza el flujo de trabajo de tu evento y transforma tu negocio.
Ábside de brezo
Como redactora de contenidos para Tripleseat, Heather canaliza su experiencia en la industria para crear recursos interesantes y prácticos para los profesionales de la hostelería. Su experiencia en hotelería incluye experiencia práctica como anfitriona, ayudante de camarero y camarera durante sus años universitarios y aprecia profundamente los matices de las operaciones de eventos en restaurantes y lugares. Cuando no está inmersa en la investigación o la escritura, Heather se aventura al aire libre con sus tres enérgicos hijos y su vivaz y enorme perro. Conéctate con Heather en LinkedIn.
Acerca de Tripleseat
Tripleseat es una plataforma galardonada de gestión de eventos y ventas que opera en más de 18.000 lugares en todo el mundo. Al optimizar las operaciones y maximizar los ingresos, Tripleseat ayuda a los administradores de eventos a convertir sus visiones en realidad. Para obtener más información o programar una demostración, visite www.tripleseat.com.