Probablemente estés leyendo esto porque tienes un proceso de confirmación de reserva automatizado, ¿verdad? Realiza reservas de viaje por teléfono. Escribe la información de contacto de su cliente y los detalles de la tarjeta de crédito en una hoja de papel al azar. Luego, redacta un correo electrónico con la fecha del viaje, la hora, el lugar de la reunión y todo lo que necesiten traer.
Hemos escuchado esta historia cientos de veces. De hecho, uno de nuestros clientes, Ryan, en la Escuela de Escalada del Atlánticose dio cuenta de que estaba trabajando horas antes y fuera del horario comercial realizando tareas menores y mundanas, como enviar correos electrónicos de confirmación a los clientes. Todo el tiempo additional dedicado a tareas manuales le quitó tiempo a su vida private y lo llevó al límite.
Desde que implementó Origin, Ryan ahorró 15 horas a la semana y recuperó su vida private. Quizás todavía te preguntes qué son las confirmaciones de reserva, cómo las automatizo y qué estás intentando vender. Comencemos con tu primera pregunta.
¿Qué es una confirmación de reserva?
Una confirmación de reserva es un recibo que le entrega a su cliente después de reservar con éxito su viaje.
Una confirmación de reserva normalmente incluye:
- Los datos de tu cliente: Su nombre, información de contacto y número de invitados/participantes en su grupo.
- Detalles de la reserva: Fecha(s) del viaje, lugar de la reunión, complementos y equipo requerido.
- Número de confirmación: Identificador único de su reserva.
- Información de pago: El monto pagado o depositado y confirmación del método de pago.
- Política de cancelación: Detalles sobre cómo cancelar y los cargos asociados.
- Información del contacto: Su número de teléfono y correo electrónico para consultas.
Esto no sólo les dará tranquilidad a sus invitados, sino que también le ayudará a usted. Mantiene sus registros organizados, le ayuda a planificar viajes y le protege de cualquier disputa que pueda surgir.
Tipos de confirmaciones de reserva
Hay varios tipos diferentes de confirmaciones de reserva que puede incluir en su sistema de confirmación de reserva y le sugerimos incluirlas todas. Es possible que esta sea la primera vez que su huésped se aventure con usted, así que bríndele toda la información que sea necesaria para que se sienta seguro y se emocione.
Recibo
La confirmación de reserva más importante es su recibo. Los viajes de aventura no son baratos. Envíe tranquilidad a sus clientes con un recibo de reserva que desglose sus costos. Si estas usando software program de reservas y programaciónel sistema lo enviará automáticamente.
Confirmación de reserva
Una confirmación de reserva puede ser parte del recibo o separada, dependiendo del software program de reserva y programación que utilice. Si hace esto manualmente, entonces depende completamente de usted, pero está duplicando su proceso y posiblemente molestando a sus clientes al enviarles correos electrónicos separados con el recibo y la información del viaje.
Origin incluye el coste del viaje así como los detalles de la reserva en un correo electrónico automatizado a tus clientes para que tengan toda su información en un solo mensaje. Esto también ayuda a evitar que la información se pierda u olvide.
Exención
Otra confirmación de reserva automatizada es la exención digital enviada a sus clientes para proteger su empresa en caso de que alguno de sus invitados se lastime. Cuando se envía automáticamente, hay menos preocupación de que sea A.) No firmado y B.) No olvidado.
Recordatorio del día anterior al viaje
Dependiendo del sistema que utilices, tu sistema de confirmación puede enviar o no un mensaje un día antes del viaje. Origin hace esto porque las personas son humanas y los clientes lo olvidan. Incluimos detalles importantes en caso de que se requiera equipo o un lugar de encuentro determinado que sus clientes deban recordar.
Recordatorio del día de viaje
Al utilizar Origin, los huéspedes reciben un correo electrónico notificándoles que les cobramos el saldo restante adeudado en su viaje (si acepta depósitos). Si no realiza depósitos, los clientes no reciben ningún correo electrónico de Origin el día del viaje, pero si hace todo esto manualmente, es posible que envíe otro correo electrónico recordatorio del día del viaje, lo que podría ser una pérdida de tiempo. .
Solicitud de revisión el día después del viaje
Reseñas son los que le proporcionan futuros negocios. De hecho, El 98% de las personas confía en las reseñas. al comprar algo. Solicitar una reseña cuando su viaje aún es una prioridad le brinda más posibilidades de que sus clientes abandonen una. Y si no tiene una configuración automática de solicitud de revisión posterior al viaje, está perdiendo muchas oportunidades.
Solicitud de recordatorio de revisión de 1 semana
A veces, tus clientes no responden a tu primera solicitud de revisión y eso está bien. Eso es estándar y por eso Origin envía un recordatorio amistoso una semana después del viaje. ¿Cuántos de ustedes (o su sistema de reservas precise) se dan por vencidos después del primer intento? Si primero preguntaste manualmente, es possible que no hayas vuelto a preguntar. Configuración correos electrónicos de solicitud de revisión automatizada para que no tengas que pensar en ello más tarde.
¿Por qué debería molestarse en automatizar las comunicaciones de confirmación de su reserva?
Porque su proceso guide precise lo está frenando. Los operadores que envían todos los correos electrónicos desde su cuenta pierden horas todos los días. Es possible que llegue temprano a la oficina y salga tarde debido a tareas como estas.
Hay varias otras razones por las que los operadores turísticos deberían automatizar sus comunicaciones de confirmación de reserva:
Te equivocarás menos y tendrás disponibilidad 24/7
Cuando automatizas tus comunicaciones de confirmación de reserva, ayudarás a reducir los errores humanos y tus clientes obtendrán confirmaciones inmediatas y precisas independientemente de la hora del día.
Servirá mejor a sus clientes
La incorporación de sistemas automatizados de confirmación de reservas brinda a sus clientes confianza en su negocio de guía. Al enviarles confirmaciones instantáneas con información importante como detalles de pago, puntos y horarios de encuentro y equipo esencial, proyecta una imagen profesional durante todo el proceso de reserva.
Reducirá los costos operativos y escalará más fácilmente
Automatizar las confirmaciones de reservas libera tiempo del private, lo que podría ayudar a reducir la necesidad de private adicional y reducir los gastos operativos, especialmente durante los momentos de mayor actividad, cuando hay un mayor volumen de reservas.
Cómo Origin puede ayudarle a crear el mejor sistema automatizado de confirmación de reservas
Automatizar las comunicaciones de confirmación de tu reserva puede ser sencillo si trabajas con el software program, las aplicaciones o las herramientas adecuadas. O bien, puedes ponértelo más difícil si continúas haciéndolo todo manualmente. Y no es sólo el tiempo lo que está en juego, ¿verdad?
Su reputación y su negocio también están en juego si continúa haciendo las cosas de forma guide y difícil.
En lugar de poner en peligro tu negocio, veamos cómo usar Origin puede ayudarte a crear un sistema automatizado de confirmación de reservas con un mínimo de trabajo.
1. Elija sus herramientas para automatizar las confirmaciones de reservas
Sólo necesitas dos herramientas diferentes: un software program de reservas y una plataforma de advertising por correo electrónico. Fuera de Origin, existen otras plataformas de reservas:El libro de vuelo, Frente de management, Vistazo Professional, Rezdyy Agudeza—Pero no podemos hablar de sus capacidades de comunicación automática de confirmación de reserva.
Con el software program de reservas elegido, lo siguiente que debes hacer es configurar cualquier advertising por correo electrónico que aún no forme parte de la plataforma. Además de MailChimp, existen plataformas de advertising por correo electrónico como Contacto constante, HubSpot, Campaña Activa, Obtener respuestay MailerLite. Asegúrese de que su software program de reservas y programación se integre con su plataforma de advertising por correo electrónico; de lo contrario, generará más trabajo para usted.
También puedes arreglártelas simplemente usando Origin si no estás listo para abordar el advertising por correo electrónico (PD Origin se integra con MailChimp).
2. Defina activadores y plantillas para facilitar la mensajería futura
Si no estás usando Origin, tendrás que crear activadores y plantillas para tus correos electrónicos. Es trabajo al principio porque comenzarás desde cero, pero una vez que los hayas creado, no tendrás que preocuparte por eso hasta que quieras realizar ediciones en el futuro.
- Confirmaciones: Configure activadores automáticos para que los correos electrónicos se envíen inmediatamente después de las reservas. Si no estás utilizando un software program de reservas y programación, tendrás que crearlo en tu plataforma de advertising por correo electrónico.
- Recordatorios: Debe programar correos electrónicos adicionales con recordatorios más cerca de la fecha del recorrido para que sus invitados recuerden la hora y el lugar de la reunión y qué equipo deben llevar. Nuevamente, si no estás utilizando un sistema de reservas, deberás configurarlo en tu plataforma de advertising por correo electrónico.
- Cancelaciones y Modificaciones: Para cancelaciones, necesitarás crear plantillas separadas para diferentes escenarios, como mal tiempo, guías no disponibles, and so forth.
Cuando estás en Origin, no tienes que configurar ningún activador ni plantilla: están integrados en el sistema. Consulte el gráfico a continuación para ver las diversas comunicaciones de confirmación de reserva que el sistema envía automáticamente en su nombre.
3. Personalice y optimice sus correos electrónicos de confirmación de reserva
Al crear un sistema automatizado de comunicación de confirmación de reserva, deberá personalizar los correos electrónicos con la información de su cliente. También debes asegurarte de que se puedan leer en diferentes dispositivos. Algo que un sistema automatizado puede hacer por usted.
Si desea hacerlo manualmente o configurar un sistema automatizado usted mismo, algunos componentes para incluir en sus correos electrónicos deben ser:
- Contenido dinámico: El nombre de su cliente, detalles, información del recorrido, equipo necesario y puntos de encuentro.
- Herrada: Mantenga una marca consistente con su logotipo, colores e imágenes.
- Llamado a la acción: Fomente la participación con enlaces a otros excursions, redes sociales, reseñas en línea, and so forth.
- Compatibilidad con dispositivos móviles: Asegúrese de que los correos electrónicos respondan y sean fáciles de leer en todos los dispositivos.
- Pruebas: Experimente con líneas de asunto y contenido para ver qué genera los mejores resultados.
Si parece mucho, es porque lo es, especialmente para guías con poco tiempo de inactividad. En su lugar, considere usar software program de reservas y programación eso hará todo eso por ti. Origin envía correos electrónicos a sus clientes en su nombre con toda la información importante que necesitan (el nombre de su cliente, detalles, información del recorrido, nombre del guía, equipo necesario y puntos de encuentro) para entusiasmarse y sentirse seguros acerca de su aventura con usted.
No tienes que hacer nada para enviar estas comunicaciones de confirmación de reserva. Lo hacemos por ti. Cuando esté listo para emprender el advertising por correo electrónico (lea Advertising por correo electrónico para guías de aventuras en 5 sencillos pasos para comenzar), Origin se conecta con MailChimp para que ya tenga la información de contacto de sus clientes en un solo lugar. A partir de ahí, es tan sencillo como crear plantillas de correo electrónico de advertising y programarlas para que se envíen a las diferentes listas que cree.
4. Supervise y perfeccione su estrategia
Rara vez puedes “configurarlo y olvidarlo” cuando se trata de comunicaciones de confirmación de reserva cuando lo haces tú mismo. Siempre hay algo que modificar y refinar cuando lo administra usted mismo.
Considere los siguientes elementos para monitorear los mensajes y utilizarlos para perfeccionar sus comunicaciones automatizadas de confirmación de reserva:
- Seguimiento de tasas de apertura y clics: Analice el rendimiento del correo electrónico y comprenda la participación del cliente mediante el seguimiento de cuántos clientes abren sus correos electrónicos y la cantidad de personas que hacen clic en un enlace de sus correos electrónicos. Cuanto más altos sean los números, más participación obtendrá de sus clientes, que es lo que está buscando.
- Comentario: Escuche e incorpore los comentarios de sus clientes en futuras mejoras de la plantilla. Si tienen dificultades para leer un elemento (tal vez los colores de su marca no sean Cumple con ADA y WCAG), querrás que tus correos electrónicos sean accesibles.
- Aprenda sobre la marcha: Comience poco a poco e implemente funciones gradualmente a medida que adquiera experiencia y confianza con la automatización. Puede resultar intimidante al principio, pero recuerde: la mayoría de las cosas son imposibles de hacer.
- Manténgase en cumplimiento: Proporcione opciones claras para que los clientes se den de baja de los correos electrónicos si lo prefieren. Además, asegúrese de mantenerse al día con regulaciones de privacidad de datos al recopilar y utilizar la información del cliente. Esto lo mantiene cumpliendo con las regulaciones gubernamentales.
Si sigue estos pasos y perfecciona su sistema continuamente, puede crear un sistema automatizado de confirmación de reservas que ahorre tiempo, mejore la experiencia del cliente e impulse el éxito de su operación turística.
Por supuesto, si esto no le parece algo que quiera asumir usted mismo…hay origen. Automatiza la comunicación de confirmación de reservas para que puedas realizar reservas, programar guías y comunicarte con los clientes desde una plataforma con muy poco trabajo de tu parte.