¿Cómo gestionas el tiempo hoy? ¿Es siquiera posible? De hecho, con distracciones vertiginosas que intentan captar nuestra atención cada minuto, se ha vuelto aún más esencial.
Los principios clásicos de gestión del tiempo siguen siendo relevantes, pero están surgiendo nuevas técnicas. La mejor estrategia es combinarlos y ver cuál funciona mejor para ti. También es aconsejable darse cuenta de que gestionar el tiempo en la oficina es diferente a gestionar el tiempo en una ubicación remota. La buena noticia es que, con una buena gestión del tiempo, puedes compaginar las vacaciones con el trabajo.
Enfoques clásicos y emergentes de gestión del tiempo
En la década de 1980, en el Instituto de Tecnología Informática Avanzada, nos convertimos en distribuidores de seminarios y herramientas de Time Administration Worldwide. Los siguientes son algunos de los principios clásicos de gestión del tiempo que defendemos:
1. Identifique las tareas más importantes y concéntrese en ellas primero.
2. Asignar franjas horarias específicas para las diferentes actividades.
3. Cree listas de tareas pendientes para completar.
4. Establecer plazos para garantizar la finalización oportuna de las tareas.
Pero la vertiginosa velocidad precise ha llevado a tomar conciencia de que el tiempo debe gestionarse aún más. METROhan surgido nuevos enfoques, herramientas y técnicas, buscando productividad y eficiencia para un mejor equilibrio entre la vida private y laboral.
Éstos son algunos de ellos:
1. Practicar técnicas de atención plena para reducir el estrés y mejorar la concentración.
2. Utilizar aplicaciones y software program de productividad para organizar tareas, realizar un seguimiento del tiempo y establecer recordatorios.
3. Monitorear el tiempo dedicado a diferentes actividades para identificar aquellas que hacen perder tiempo y aquellas que optimizan la productividad.
4. Agrupar tareas similares para mejorar la eficiencia y reducir el cambio de contexto.
5. Asignar tareas a otros para liberar tiempo y aumentar la productividad.
6. Adoptar la técnica Pomodoro de trabajar en intervalos concentrados de 25 minutos seguidos de breves descansos.
7. Usar la Matriz de Eisenhower para priorizar en función de lo que es importante y urgente.
8. Considerar las consecuencias a largo plazo de las decisiones de gestión del tiempo.
Combinar lo antiguo con lo nuevo crea las estrategias de gestión del tiempo más efectivas. Pero debes experimentar y seleccionar los que funcionen mejor para ti. Por último, recuerde adaptarse a eventos inesperados y cambios de prioridades, cruciales para mantenerse productivo en un mundo acelerado.
Gestión del tiempo en la oficina frente a una ubicación remota
Si bien los principios básicos de la gestión del tiempo siguen siendo los mismos, la gestión del tiempo en un entorno de oficina puede diferir significativamente de la gestión del tiempo en una ubicación remota.
Una oficina proporciona un entorno estructurado con un horario diario establecido que incluye horas fijas de inicio y finalización. El espacio laboral y private están físicamente separados, lo que facilita la concentración en las tareas.
También brinda más oportunidades sociales con colegas, como descansos de bienvenida o recordatorios para concentrarse en la tarea. Por el contrario, también pueden significar distracciones o ruidos de fondo.
Por otro lado, trabajar de forma remota introduce un horario más versatile que puede ser tanto un beneficio como un desafío. Se vuelve esencial establecer una rutina private que funcione.
Dado que no existe una separación física entre el trabajo y el espacio private, las tareas domésticas, los miembros de la familia o las mascotas pueden ser distracciones. Sin embargo, trabajar sin compañeros genera sentimientos de aislamiento y falta de motivación.
Las diferencias clave están en la estructura, los límites, las distracciones y las fuentes de interacción. La conclusión es que el trabajo remoto requiere más autodisciplina, la necesidad de establecer límites y la capacidad de mantenerse comprometido.
Desde 2018, estamos en una casa en Viewpoint Golf Resort. Me contrataron para escribir para una revista de viajes en línea dirigida a la comunidad mayor de 55 años. Durante este tiempo, también publiqué un segundo libro.
Con mi rutina establecida, podría trabajar de cuatro a seis horas diarias. Preparo todas nuestras comidas, que son momentos sagrados con mi marido. Mi trabajo abarca las horas posteriores al desayuno, digamos desde las 7 am, hasta las 10 am, cuando preparo el almuerzo. El tiempo después del almuerzo, alrededor de la 1 pm hasta las 4 pm, es otra cuadra.
Tengo una oficina pero paso la mayor parte del tiempo en la terraza acristalada. Hace sol y da al patio de muchas flores amarillas. Tal como está diseñado, está claramente separado del resto de la casa. ¡Mi marido llama a la puerta cuando quiere hablar!
La revista integra a la perfección las tareas de todos con una plataforma Atlassian llamada Trello. Así fue como interactué con los editores, administradores, otros especialistas en contenido, el equipo financiero y otros, conectándonos eficientemente a todos desde diferentes partes del mundo.
Combinar el tiempo de vacaciones con el tiempo productivo
Antes de instalarnos en Viewpoint, mi esposo y yo viajamos en vehículos recreativos a tiempo completo por América del Norte durante ocho años. Parte de este tiempo de recreación lo dediqué al trabajo, produciendo un weblog y publicando un libro.
Mi segunda hija, vicepresidenta sénior de Eco Canada, un grupo de expertos medioambientales, es un mejor ejemplo. Cuando nos visita con su familia, combina trabajo y vacaciones, y lo llama “vacaciones de trabajo”.
Establece horarios de trabajo específicos en el dormitorio de invitados. Utiliza la tecnología para mantenerse conectada con su equipo y sus clientes. Se les informa sobre su disponibilidad limitada y que los tiempos de respuesta podrían retrasarse.
Es esencial ser consciente de los desafíos potenciales. Depender en gran medida de la tecnología puede crear dificultades en un entorno remoto desconocido (lo cual no es el caso cuando mi familia nos visita en nuestra casa de Viewpoint).
El secreto es que ella sólo trae tareas prioritarias. Esas son tareas esenciales que requieren atención inmediata, el cuadrante superior derecho de la Matriz de Eisenhower. Todas las demás tareas se posponen hasta que ella regrese.
Unas “vacaciones de trabajo” ofrecen un cambio de escenario que puede ayudar a reducir el estrés y mejorar la concentración. Esto puede conducir a una mayor creatividad y productividad y un mejor equilibrio entre la vida private y laboral. Puede utilizar el tiempo de inactividad ordinary para explorar su destino y visitar a su familia.
Los principios clásicos de gestión del tiempo y las nuevas herramientas y enfoques pueden mejorar la vida en el entorno precise, incluido el trabajo remoto y la combinación del tiempo de vacaciones con el trabajo. Hay muchos para elegir para que pueda encontrar los que mejor se adapten a sus necesidades.