El mundo del abastecimiento de hoteles y espacios para eventos nunca ha sido más exigente. Los planificadores quieren velocidad, claridad y lugares que generen conexión y brinden experiencias memorables.
Cvent se asoció con Censuswide para explorar qué está impulsando realmente las tendencias globales de abastecimiento de planificadores en 2026. Encuestamos a 1650 planificadores profesionales en América del Norte, América Latina, Europa, Asia, Australia y Medio Oriente y África. Estos profesionales planifican de todo, desde grandes conferencias y talleres de formación hasta sesiones de networking y eventos VIP. Los hallazgos revelan cómo está evolucionando el abastecimiento en la industria hotelera y qué los hoteles y lugares deben hacer para mantenerse a la vanguardia.
Desde las herramientas de inteligencia synthetic que están revolucionando el abastecimiento para la industria hotelera hasta la creciente demanda de lugares flexibles y únicos, el informe de este año muestra una imagen clara: el abastecimiento es más rápido, más inteligente y más centrado en la experiencia que nunca. El panorama world de las reuniones está cambiando y los planificadores se están adaptando en tiempo actual.
Dentro de la encuesta sobre planificadores de 2026
Nuestro último informe world sobre abastecimiento de planificadores ofrece una visión clara de lo que se avecina: un crecimiento más lento en el volumen de eventos, presupuestos más ajustados y expectativas crecientes sobre lo que ofrecen los lugares.
1. Los planificadores reducen las expectativas de crecimiento pero elevan el listón del compromiso
La industria de eventos ya no avanza con un crecimiento desenfrenado. Los planificadores están adoptando una visión más cautelosa de cara a 2026, y menos esperan grandes aumentos en el volumen de reuniones. Sólo el 70% predice un aumento en los eventos en persona este año, en comparación con casi el 90% en el informe del año pasado.
Pero un crecimiento más lento no significa una menor ambición. En cambio, los planificadores están redefiniendo cómo se ve el éxito. El compromiso y la satisfacción de los asistentes ahora ocupan el primer lugar en la lista de prioridades, superando a la gestión de costos, que period el principal KPI hace apenas un año.
Los planificadores quieren diseños que permitan establecer contactos, alimentos y bebidas integrados, proximidad a experiencias interesantes y espacios personalizables que creen momentos memorables.
Comida para llevar para hoteles y locales: La vieja fórmula de precios competitivos y disponibilidad no es suficiente por sí sola. Las tendencias de contratación hotelera ahora giran en torno a una pregunta: ¿puede su espacio hacer que los asistentes se sientan comprometidos, conectados e inspirados?
2. Los planificadores son usuarios avanzados de la tecnología, pero las frustraciones aumentan
Los planificadores dedican más tiempo que nunca a buscar plataformas, sitios net y herramientas digitales. La mayoría ve los beneficios como un abastecimiento más rápido, más opciones de lugares y comunicaciones más claras. Pero alrededor de un tercio cube que la tecnología los frena o agrega poco valor. Esa brecha muestra una cosa claramente: las herramientas no han cumplido con las expectativas de los planificadores.
La IA está llenando esa brecha. Tres cuartas partes de los planificadores utilizan ahora la IA en su proceso de abastecimiento, desde buscar y seleccionar lugares (43%) hasta analizar los datos de los asistentes para determinar cuál es la mejor opción (41%) y comparar ofertas (40%). Más del 60% espera aumentar aún más el uso de la IA en 2026.
Para todos los planificadores, el tiempo sigue siendo un issue constante. Casi seis de cada diez dedican hasta cinco horas a utilizar la tecnología en cada evento, y otro 30% dedica de seis a diez horas.
Comida para llevar para hoteles y locales: La tecnología y la IA son herramientas poderosas, pero los lugares y plataformas que no ofrecen velocidad, inteligencia y claridad corren el riesgo de frustrar a los mismos planificadores a los que pretenden apoyar.
3. Los planificadores equilibran la experiencia con el aumento de los costos
El aumento de los costos será una prioridad para los planificadores en 2026. A nivel mundial, el 72 % espera que los gastos de eventos aumenten hasta un 20 % a partir de 2025, mientras que el 69 % cube que sus presupuestos aumentarán a un ritmo comparable. Incluso si los presupuestos mantienen el ritmo, la presión para aprovechar al máximo cada dólar es más fuerte que nunca.
Los planificadores se están volviendo creativos y exploran formas de ofrecer experiencias memorables manteniendo los costos bajo management. Esto incluye negociar de manera más inteligente con los hoteles, considerar lugares alternativos y encontrar paquetes que ajusten el presupuesto sin comprometer la calidad.
Puede que los presupuestos sean ajustados, pero el enfoque en la experiencia de los asistentes sigue siendo firme. Los planificadores siguen dando prioridad a diseños aptos para establecer contactos, alimentos y bebidas integrados y ubicaciones únicas que hagan que los eventos se destaquen.
Comida para llevar para hoteles y locales: Muestre a los planificadores cómo maximizar el impacto dentro del presupuesto y se convertirá en un socio confiable en lugar de simplemente un proveedor de espacio.
4. Los procesos de abastecimiento definidos impulsan la eficiencia y el ahorro
Los planificadores prefieren utilizar un proceso de abastecimiento definido en lugar de improvisarlo. Casi todos los planificadores (97%) informan que ahorran tiempo y dinero al seguir un enfoque estructurado de RFP y abastecimiento.
La estandarización cut back el intercambio de correos electrónicos, ayuda a los planificadores a comparar lugares uno al lado del otro y proporciona una mejor visibilidad de los costos y opciones. Los planificadores también aprecian que un proceso definido facilite la recopilación de información detallada sobre el lugar, la evaluación de opciones de manera eficiente y la comunicación clara con los proveedores.
Comida para llevar para hoteles y locales: Facilite a los planificadores el seguimiento de un proceso claro y estructurado y les ayudará a ahorrar tiempo y dinero y, al mismo tiempo, aumentará la probabilidad de realizar una reserva.
5. Las herramientas de RFP redefinen la velocidad, el ahorro y la toma de decisiones
Casi todos los planificadores se apoyan en herramientas de RFP en línea. A nivel mundial, el 96 % las utiliza para generar solicitudes y casi una cuarta parte confía en estas herramientas para cada reunión y evento. La razón es easy: eficiencia. Las RFP digitales ahorran tiempo, agilizan la contratación y facilitan la transferencia y gestión de datos.
La IA es ahora una parte importante de la combinación, ya que ayuda a los planificadores a comparar ofertas, analizar datos de los asistentes y crear RFP optimizadas con menos conjeturas. Casi el 40 % utiliza la IA para comparar ofertas y el 41 % confía en ella para alinear los lugares con las necesidades de los asistentes.
La velocidad también importa. Los planificadores esperan respuestas oportunas y la mayoría desea respuestas dentro de los cuatro días hábiles. Los eventos más grandes dan un poco más de margen de maniobra, pero la claridad y la capacidad de respuesta siguen siendo diferenciadores clave a la hora de elegir un lugar.
Comida para llevar para hoteles y locales: Invertir en herramientas digitales de RFP y en respuestas rápidas y precisas es ahora una expectativa básica. Cuanto más fácil hagas el proceso de abastecimiento, más probabilidades habrá de que los planificadores coloquen tu espacio en la parte superior de su lista.
6. Los planificadores quieren transparencia, velocidad y una clara diferenciación del lugar.
Los planificadores esperan cada vez más propuestas claras y transparentes, fácil acceso a la información del lugar y relaciones confiables que faciliten el proceso.
Están influenciados por detalles prácticos como las especificaciones de la sala de reuniones (50%), fotografías y vídeos (48%) y planos o diagramas de planta (46%). El fácil acceso a esta información puede inclinar la balanza cuando los planificadores decidan si presentan una RFP.
Comida para llevar para hoteles y locales: Brindar una experiencia rápida, transparente y bien diferenciada genera confianza. Los lugares que facilitan a los planificadores comparar opciones, comprender las capacidades y comunicarse de manera eficiente se posicionan como socios confiables en lugar de simplemente espacios para alquilar.
7. Los planificadores siguen recurriendo en masa a espacios flexibles y únicos
Los lugares para eventos especiales ya no son una opción de nicho. Son fundamentales para la combinación de abastecimiento y casi igualan a los hoteles como opción de elección para los planificadores. Estos espacios se destacan porque apoyan eventos experienciales altamente atractivos, con diseños flexibles, comodidades únicas y oportunidades para integrar experiencias culturales o culinarias.
Los lugares que ofrecen experiencias colaborativas e inmersivas en lugar de salas de reuniones estándar son muy populares.
Comida para llevar para hoteles y locales: Los eventos experienciales llegaron para quedarse. Los planificadores buscan lugares que ofrezcan proximidad a experiencias culturales, diseños diseñados para establecer contactos y opciones integradas de alimentos y bebidas. Los hoteles y lugares que pueden ofrecer este tipo de flexibilidad y personalidad tienen más probabilidades de conseguir negocios repetidos y convertirse en parte del círculo de abastecimiento preferido de un planificador.
8. Las asociaciones sólidas entre proveedores y lugares son esenciales en medio de los desafíos de private
Los proveedores siempre han sido una parte clave en la ejecución de eventos, pero en 2026 su papel es más crítico que nunca. Con equipos de eventos más pequeños y costos de proveedores crecientes, los planificadores dependen en gran medida de socios confiables para que los eventos se desarrollen sin problemas. Una visión creativa sólo puede llegar hasta cierto punto. Los proveedores aportan la experiencia para hacerlo realidad, desde audiovisuales y tecnología hasta entretenimiento y experiencias.
Las deficiencias de private y la inexperiencia en los lugares siguen siendo desafíos reales. Casi la mitad de los planificadores dicen que el private sin experiencia afecta sus eventos, mientras que otros citan servicios reducidos, disponibilidad limitada de hoteles o respuestas lentas a las solicitudes de propuestas. Los planificadores ven la tecnología, el diálogo claro y la comunicación transparente como soluciones clave.
Comida para llevar para hoteles y locales: Las relaciones sólidas y confiables con los proveedores son esenciales. Los hoteles y lugares que generan confianza, mantienen una comunicación receptiva y apoyan a los planificadores con proveedores capaces ganan lealtad y se convierten en la opción preferida para eventos, incluso en un mercado laboral ajustado.
El futuro del abastecimiento es más rápido, más inteligente y más humano
El informe del planificador 2026 deja una cosa clara: el abastecimiento hotelero está evolucionando rápidamente. Los planificadores quieren velocidad, transparencia y lugares que brinden experiencias inolvidables. La tecnología, especialmente la inteligencia synthetic y las herramientas de RFP más inteligentes, les está ayudando a tomar decisiones más rápidas e inteligentes, mientras que los espacios flexibles y únicos y las sólidas asociaciones con proveedores son estrellas en ascenso en la combinación de abastecimiento.
Para los lugares, el mensaje es easy: facilite a los planificadores investigar, comparar y reservar. Las especificaciones claras, las respuestas rápidas y las experiencias destacadas no son sólo cosas agradables: son la diferencia entre obtener una solicitud de propuesta y ser ignorado.
Obtenga conocimientos más profundos para dar forma a su estrategia. Descargue el informe completo para conocer los desgloses regionales y las últimas tendencias de abastecimiento de planificadores en todo el mundo.
Diana Tamboly
Gerente de advertising and marketing de campo, Europa
Cvent Europa Ltd
