¿Qué es un folio de resort? Significado y ejemplo

¿Qué es un folio de resort?

Un folio de resort es un documento que coteja cargos y pagos incurridos por un huésped durante su estadía y ayuda al resort a realizar un seguimiento preciso de estos números. Históricamente la palabra “folio” se ha referido a un libro mayor o de cuentas, y la industria hotelera es una de las pocas que todavía utiliza el término.

Esa es la definición de folio de resort, pero ¿para qué sirven los folios de resort? Este registro detallado de todos los cargos en los que ha incurrido un huésped durante el transcurso de su estancia (habitación, comida y bebida, lavandería, tratamientos de spa) aporta transparencia a las relaciones entre un resort y sus huéspedes.

¿Quién gestiona los folios de invitados? Son generados por el resort durante el transcurso de la estancia del huésped. Al finalizar la estadía el folio se convierte en una factura que el huésped revisa, luego una factura que el huésped paga y un recibo que es prueba de ese pago.

¿Cuál es la diferencia entre folio y factura?

Un folio es un registro de cargos que se actualiza en tiempo actual durante la estadía de un huésped. Una factura es el documento oficial last que recoge todos estos cargos.

¿Un folio de invitado es un recibo?

No, un folio de invitado no es un recibo. Como se mencionó anteriormente, un folio de huésped es un registro detallado y en vivo de los cargos, mientras que un recibo de huésped es comprobante de pago para la lista finalizada de honorarios y cargos.

En esta guía analizaremos más de cerca los folios de hoteles para comprender qué son, cómo funcionan y cómo su propiedad puede administrarlos mejor.

¿Cuál es el propósito de un folio de resort?

Los folios de resort permiten a las propiedades realizar un seguimiento de los cargos incurridos y pagos realizado por un huésped durante su estadía, para garantizar que se le facture con precisión tanto durante como al last de su visita.

¿Por qué es tan importante el folio del resort para los flujos de trabajo de facturación y pago?

Un folio de resort detallado es elementary para los procesos de facturación y pago, ya que rastrea y organiza con precisión los cargos, evita discrepancias y puede agilizar seriamente el proceso de salida.

Tipos de folios de resort

Si bien el término “folio de resort” se usa a menudo indistintamente con “folio de huéspedes”, también existen otros tipos de folios en las empresas hoteleras.

Folio invitado

Como se mencionó anteriormente, esta publicación rastrea todos los cargos incurridos y pagados por un huésped que se hospeda en su resort.

folio maestro

Un folio maestro en un resort consolida los cargos colectivos de un grupo u organización, cubriendo múltiples huéspedes o incluso múltiples eventos.

Folio no invitado

Este folio registra las transacciones de personas naturales o jurídicas que utilizan servicios hoteleros sin pernoctar.

Folio del empleado

Este folio monitorea los gastos incurridos por su private.

¿Qué está incluido en el folio del resort?

Un folio de resort incluye todos los cargos en los que puede incurrir un huésped. Esto puede incluir cargos de habitación, impuestos, alimentos, bebidas, excursions, tarifas de servicio, pagos y ajustes, así como cualquier costo adicional incurrido durante la estadía del huésped.

Ejemplo de folio de huéspedes en hoteles

¿Cómo es realmente la ficha de un resort? Aclaremos un poco el concepto con un ejemplo de folio de resort:

Problemas comunes a la hora de gestionar los folios de hoteles

Si no tiene cuidado con la gestión del folio del resort, muchas cosas pueden salir mal, entre ellas:

Inexactitudes en los datos

Los errores en los folios del resort (cargos incorrectos o faltantes, impuestos mal aplicados) pueden generar disputas y, en última instancia, dañar la reputación de su resort.

Problemas de recuperación de folios

Los retrasos o dificultades para acceder a los folios pueden ralentizar el proceso de salida, haciendo perder el tiempo tanto a los huéspedes como al private. Esto puede deberse a problemas técnicos, mala colaboración entre departamentos hoteleroso falta de formación de los trabajadores.

Procesos manuales

Cuanto más manuales sean los procesos de su folio, ya sea actualizando registros, conciliando pagos o gestionando disputas, más propensos serán a errores e ineficiencias.

Estrategias de gestión de folios de hoteles

Para gestionar con éxito los folios de hoteles es necesario implementar la tecnología adecuada, impartir la formación adecuada y establecer los sistemas y procesos adecuados:

Reforzar la normativa de pagos en la gestión de folios hoteleros

Al establecer los sistemas y procesos de folio de su resort, debe asegurarse de que cumplan todos los requisitos reglamentarios pertinentes, desde el cumplimiento fiscal hasta los derechos del consumidor.

Capacitar al private del resort sobre el manejo eficaz de folios

Los mejores sistemas y procedimientos de folios hoteleros del mundo no significarán mucho si su private no está capacitado en ellos. Asegúrese de que cada miembro del equipo sepa exactamente qué debe hacer, cuándo y cómo hacerlo.

Aprovechar los datos del folio del resort

Una vez que haya establecido los conceptos básicos, podrá maximizar el valor que obtiene de las publicaciones del resort aprovechando los datos que recopiló. Puede crear experiencias más personalizadas para los huéspedes, desarrollar programas de fidelización más atractivos e invertir en servicios que hayan demostrado ser los más populares entre los huéspedes.

Integre folios con sistemas hoteleros

Las mejores herramientas de gestión de folios de hoteles tienden a estar basadas en la nube y optimizadas para dispositivos móviles, por lo que su private puede utilizarlas desde cualquier lugar.

También deben ser fáciles de navegar, intuitivos de usar y, quizás lo más importante, deben integrarse perfectamente con otras herramientas de su resort, ya que esto abre oportunidades para automatizaciones que ahorran tiempo y minimizan errores.