Cambiar su sistema de administración de propiedades (PMS) es una de las decisiones tecnológicas más importantes y potencialmente perjudiciales que un resort puede tomar. Cuando va bien, desbloqueas la eficiencia, los ingresos y una mejor experiencia de huéspedes. Cuando sale mal, puede causar caos operativo, frustración del private y retrasos costosos.
Pero aquí está la cosa: la mayoría de los proyectos fallidos no colapsan porque la tecnología estaba mal. Fallan porque el resort no estaba preparado para lo que realmente involucraba el cambio.
Esto es lo que hacen los hoteleros más inteligentes antes, durante y después de un cambio de síntese para prepararse para el éxito.
Error 1: Pensar que es solo un intercambio
El concepto erróneo más común con una migración de PMS es tratarlo como un intercambio related. Un PMS no es solo otra herramienta, es la columna vertebral operativa. Toca reservas, limpieza, finanzas, distribución, pagos, comunicación de huéspedes … la lista continúa.
Si simplemente duplicate su configuración anterior en un nuevo sistema brillante, transmitirá cada ineficiencia y proceso obsoleto que ya tenía. Un cambio de PMS es una oportunidad para repensar cómo funciona su resort, desde flujos de trabajo hasta estructuras de tarifas, y alinear todo con la experiencia que desea ofrecer a los invitados.
Movimiento inteligente: Comience preguntando por qué está cambiando. ¿Es para reducir el trabajo guide? Para mejorar las integraciones? ¿Para habilitar un viaje de invitados de autoservicio? Una vez que conozca el objetivo, puede construir el ecosistema correcto a su alrededor.
Error 2: dejar al private fuera del circuito
La decisión de cambiar PMS a menudo proviene de la propiedad o del equipo ejecutivo. Pero para el private de primera línea (recepcionistas, auditores nocturnos, limpieza, puede parecer un cambio por el bien del cambio. Si no entienden por qué está sucediendo, la resistencia es inevitable.
Movimiento inteligente: Comunicar la visión temprano. Explique a su equipo cómo la automatización reducirá las tareas repetitivas, cómo las herramientas móviles facilitarán sus trabajos y cómo el cambio beneficiará a los invitados. Busca su consejo y hazlos parte del viaje. Conocerán sus puntos de dolor operativos, y cómo podría resolverlos, así como cualquiera.
Error 3: Ignorar la estructura de tasas
En muchos hoteles, los planes de tarifas se multiplican con el tiempo. Hay pequeñas propiedades con más de 150 tasas activas, la mitad de ellas no utilizadas durante años. Llevar ese desorden a un nuevo PMS hace que la configuración sea más difícil, confunde al private y ralentiza el sistema.
Movimiento inteligente: Use la migración como una oportunidad de limpieza. Auditar sus tarifas. Retire los que no tienen reservas en el último año. Simplifíquelos y alinee con su estrategia de ingresos antes de GO-Dwell. Mejor aún: aprovecha la oportunidad para incorporar un RMS como Atomizar.
Error 4: Subestimando la migración de reserva
Si hay una parte de un cambio de PMS que puede descarrilar todo, es migrar reservas. Cada reserva que ha migrado a través de las fechas correctas, los precios y los datos de los huéspedes. Incluso un pequeño error multiplicado en cientos o miles de reservas puede causar problemas importantes en el check-in.
Movimiento inteligente: Pilot su migración en un entorno de demostración primero. Involucre a su administrador de canales si usa uno. Comprenda lo que puede y no se puede transferir automáticamente, cosas como trazas a menudo necesitan trabajo guide, y planifique un barrido last para atrapar inconsistencias.
Error 5: No se prepara para el día de la vida
Go-Dwell no es solo aswitch y continúa el momento. Es un día en el que se interrumpe el flujo de trabajo ordinary y cada departamento se está adaptando en tiempo actual.
Movimiento inteligente: Crea un guión gráfico detallado para el día. Esquema exactamente cuándo se cerrarán los libros de contabilidad, cuándo se importarán las reservas y qué tareas manuales aún se requerirán. Programe private adicional, brinde apoyo práctico y realice escenarios de reserva reales por adelantado, no solo la capacitación teórica.
Error 6: Aferrarse a sistemas obsoletos demasiado tiempo
El mayor competidor para la mayoría de los proveedores del PMS no es otro PMS, es inercia. Si su sistema precise no está evolucionando para cumplir con las expectativas modernas de los huéspedes o sus planes comerciales futuros, ya lo está frenando.
Movimiento inteligente: Pídale a su proveedor que le muestre su hoja de ruta. Si no pueden demostrar cómo su producto lo ayudará a ofrecer mejores experiencias de invitados en los próximos 3-5 años, puede ser hora de seguir adelante.
Dos oportunidades pasadas por alto en la pila de tecnología
Cuando los hoteles cambian PM, a menudo se centran en las operaciones centrales, pero se pierden otras categorías que pueden transformar el rendimiento. Aquí hay dos grandes oportunidades para considerar:
- Pagos: Una buena integración (o solución integrada) puede ahorrar horas de trabajo de reconciliación cada semana y reducir los errores costosos.
- CRM: Un CRM específico de la hospitalidad lo ayuda a capturar huéspedes de OTA y generar lealtad a través de ofertas específicas, segmentadas por patrones de reserva y preferencias de invitados.
Tres Reglas de Oro
¿Cambiar PMS en el horizonte de su propiedad? Aquí hay tres reglas de oro a seguir antes de hacer el movimiento.
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Arregle los conceptos básicos primero
Limpie sus libros de contabilidad, simplifique las tarifas y asegúrese de que su configuración precise sea correcta antes de migrar. -
Permanecer actualizado
Implemente todas las características e integraciones relevantes, incluso antes de cambiar. Puede encontrar que puede resolver problemas sin migrar en absoluto. -
Obtener ayuda experta
Un consultor o gerente de implementación experimentado puede ver dificultades antes de hacerlo y guiarlo a través de ellas.
Cambiar su PMS es una rara oportunidad de reinventar cómo opera su resort. Con la preparación, la comunicación y el enfoque correctos, no tiene que ser un salto hacia lo desconocido, puede ser un salto hacia adelante.
Para una inmersión más profunda en el mundo de la migración del PMS, consulte este episodio de Matt Talks con el CEO de Mews, Matt Welle, y directora de CMC Hospitality Software program, Claudia Meglin.
Sobre mews
Caballeriza es la plataforma líder para la nueva period de la hospitalidad. Impulsando a más de 12,500 clientes en más de 85 países, Mews Hospitality Cloud está diseñado para racionalizar las operaciones para hoteleros modernos, transformar la experiencia de los huéspedes y crear negocios más rentables. Los clientes incluyen hoteles BWH, Strawberry, The Social Hub y Airelles Assortment. MeWS fue nombrado Finest PMS (2024, 2025) y se enumeró entre los mejores lugares para trabajar en Lodge Tech (2021, 2022, 2024, 2025) por resort Tech Report. MEWS ha recaudado $ 410 millones de inversores, incluido el capital de crecimiento en Goldman Sachs Alternate options, Kinnevik y Tiger World para transformar la hospitalidad.