Desde una cabaña de vacaciones familiares hasta un retiro boutique profesional y de alta demanda en La Fortuna, Costa Rica, Cabañas Kwepal ha transformado sus operaciones con una pila tecnológica integrada mediante HostXpertz (formalmente Soluciones Centauro), compilación de su plataforma integral y líder de administración de propiedades Lodge Hyperlink combinada a la perfección con el galardonado sistema SiteMinder. administrador de canales.
Lo que comenzó como una escapada private rápidamente se convirtió en una próspera negocio de hosteleria. Ubicadas en La Fortuna de San Carlos, con impresionantes vistas del Volcán Arenal, Cabañas Kwepal ofrece cabañas privadas con jacuzzis individuales, diseñadas para parejas y familias pequeñas que buscan privacidad y momentos memorables, desde escapadas de aniversario hasta propuestas de matrimonio.
A medida que crecía la demanda, también crecía la complejidad operativa. Para escalar con confianza y evitar errores costosos, propietaria Natascha Maldonado Sabía que necesitaba pasar de los procesos manuales a un sistema profesional y conectado. Esto es lo que llevó a Natashca a implementar HostXpertzque combina lo mejor de la tecnología de Centauro y SiteMinder.
Gestionar las reservas “al estilo Los Picapiedra” period insostenible
Cabañas Kwepal se lanzó oficialmente en 2022, durante un período de fuerte recuperación de los viajes nacionales e internacionales. Inicialmente, las reservas se gestionaban manualmente a través de múltiples OTA y canales directos.
Cada vez que llegaba una reserva, Natascha tenía que iniciar sesión en cada plataforma individualmente para verificar la disponibilidad antes de confirmar.
“Básicamente estaba volando por todas las plataformas para asegurarme de que todo estaba bien antes de confirmar una reserva”, explica. “Period muy ‘al estilo Los Picapiedra’. Y de Los Picapiedra, ahora he pasado a la period moderna que había estado buscando”.
Esta configuración fragmentada creó varios desafíos:
- Comprobaciones manuales que requieren mucho tiempo en las OTA
- Mayor riesgo de overbookings
- Flexibilidad de precios limitada
- Sin vista de calendario centralizada
- Dificultad para planificar promociones estratégicamente.
Al mismo tiempo, Natascha estaba haciendo crecer activamente el negocio: creando paquetes de propuestas, decoraciones de temporada y redes sociales campañas. Sin la base tecnológica adecuada, escalar aún más habría significado una mayor complejidad y estrés.
Necesitaba una solución profesional y totalmente integrada que pudiera reunir todo centralizando las reservas, sincronizando automáticamente la disponibilidad y dándole management complete sobre los precios flexibles. Y lo que es igualmente importante, tenía que gestionar los pagos de forma segura y contar con el respaldo de un soporte native confiable en español, lo que garantizaba que pudiera administrar su negocio con confianza y facilidad.
Una plataforma conectada, impulsada por HostXpertz y SiteMinder, fue la solución
Cabañas Kwepal implementó una pila tecnológica conectada que combina la solución HostXpertz y el motor de reservas integrado con la plataforma de gestión de ingresos y adquisición de huéspedes de SiteMinder, votada como el mejor canal durante 5 años consecutivos, para distribuir tarifas e inventario entre múltiples OTA. A través de esta integración, todas las reservas OTA fluyen automáticamente a HostXpertz, donde también se gestionan las reservas directas, brindando a la propiedad un sistema único y centralizado para supervisar la disponibilidad, los precios y las reservas en un solo lugar.
“La conexión ahora es perfecta, con (las reservas OTA que llegan a través de) SiteMinder, simplemente ingresamos a la plataforma HostXpertz y todo está allí. Todo lo que se reserva se sincroniza y aparece allí”.
El nuevo sistema permite a Cabañas Kwepal:
- Establecer precios diferentes para el sitio internet frente a las OTA
- Crea promociones de temporada con antelación
- Cerrar fechas concretas o aplicar estancias mínimas
- Gestione depósitos y estructuras de pago flexibles
- Evita reservas dobles automáticamente
Más allá de la funcionalidad, la incorporación native y el soporte en español fueron factores decisivos.
“Para mí, el apoyo es lo más importante. No nos das un sistema y desapareces. Nos llevas de la mano”.
La capacitación en Stay Zoom, las sesiones grabadas y la asistencia receptiva garantizaron que la transición fuera fluida, incluso para un ex “escéptico tecnológico” que se describe a sí mismo.
Una plataforma, cada canal, cero overbookings
El administrador de canales de SiteMinder conecta todas las OTA en las que vende, sincronizando tarifas y disponibilidad automáticamente para que pueda dedicar menos tiempo a administrar plataformas y más tiempo a hacer crecer el negocio.
Se ahorra tiempo, se gana management y se infunde confianza
El cambio a un sistema centralizado ha cambiado fundamentalmente la forma en que opera Cabañas Kwepal.
En lugar de hacer malabarismos con las plataformas a diario, Natascha ahora comienza cada mañana con una única rutina: abrir el tablero, revisar el calendario y confirmar que todo está en orden.
“La rutina de tomar mi café y abrir el calendario para ver que todo está bien no tiene precio”.
Los resultados clave incluyen:
- Gestión centralizada de reservas
- Reducción significativa de los controles manuales
- Menor riesgo de overbookings
- Mayor management de precios e ingresos
- Más tiempo para centrarse en la experiencia del huésped y el advertising
Con la automatización de precios y actualizaciones de disponibilidad en tiempo actual a través de SiteMinder, la propiedad ahora puede distribuir con confianza a través de múltiples canales sin fricciones operativas.
HostXpertz brinda la flexibilidad de vender más que solo alojamiento, ya que el PMS Lodge Hyperlink incluye no solo un calendario centralizado de recepción, pero también un sitio internet integrado y un motor de reservas con pagos integrados que permite a los usuarios ofrecer excursions, decoraciones y paquetes de experiencias, aumentando las oportunidades de ingresos por huésped.
Es importante destacar que la tecnología ha permitido una planificación proactiva de los ingresos. Si bien muchas propiedades se centran únicamente en las próximas vacaciones, Cabañas Kwepal planifica las campañas con meses de antelación.
“Mientras otros piensan en Navidad, yo ya estoy pensando en San Valentín. Diciembre debe estar listo con antelación”.
Esta mentalidad con visión de futuro, respaldada por tecnología integrada, permite a la empresa capturar la demanda de manera temprana y competir de manera efectiva en un destino altamente competitivo.
Una asociación que potencia el crecimiento
Para Natascha, la combinación de SiteMinder y SiteMinder, Lodge Hyperlink y soporte personalizado de HostXpertz No se trata sólo de software program, se trata de tener un ecosistema confiable.
“Es como hornear un pastel. Necesitas azúcar, sal, harina, todo trabajando en conjunto. El sistema y el soporte son todos parte de la receta”.
Ella ahora recomienda SiteMinder y HotelXpertz como gestor de canales integrado y PMS configuración para cualquier propiedad con más de dos unidades, o cualquier propiedad listada en múltiples plataformas.
“Si tienes más de dos o tres unidades, necesitas una configuración profesional. De lo contrario, tu disponibilidad será un desastre”.
Su consejo para otros hoteleros es claro:
“Para propietarios de alquileres vacacionales y hoteleros que están indecisos sobre la implementación de tecnología para gestionar sus operaciones.no sabrás si es difícil hasta que lo intentes. Si no funciona no has perdido nada. Pero si funciona, habrás obtenido algo valioso que puedes cultivar”.
Con operaciones centralizadas, pagos optimizados y distribución automatizada, Cabañas Kwepal está bien posicionada para un crecimiento continuo, impulsado por una pila de tecnología conectada que brinda management, eficiencia y tranquilidad.
HostXpertz de Centauro Options fue finalista en 2025 como Socio Revendedor del Año en Premios anuales para socios de SiteMinder.