Para cuando el equipo de eventos de su lodge se siente a redactar una propuesta, es posible que la reserva ya haya finalizado. Otro lugar respondió primero y el planificador siguió adelante.
Los planificadores de eventos contactan habitualmente con varios lugares a la vez. La investigación de G2 eleva la cifra a diez. El primer lugar que regresa con algo útil comienza a parecer la elección obvia. Los demás se convierten en contingencias, y las contingencias rara vez se firman.
¿Qué significan los números?
Hallazgos por Software program de gestión de eventos y espacios iVvy sitúa el contrato de evento promedio en un valor de $18,901. Con volúmenes de consultas modestos, digamos tres reservas al mes, eso equivale a alrededor de 680.000 dólares al año que fluyen a través de los espacios para eventos de un lodge. Entre el 35% y el 50% de las reservas de eventos van al primer lugar que responde.
Vale la pena sentarse con ese rango. Desde el punto de vista conservador, un tercio de los ingresos anuales de los eventos está determinado, al menos parcialmente, por la rapidez con la que un equipo responde a una consulta. En el extremo superior, está más cerca de la mitad.
La velocidad no es el único issue a la hora de conseguir una reserva. Pero para una parte importante de las consultas, es el primer filtro. Los lugares que no lo aclaren no podrán competir con los demás.
Lo que los planificadores experimentan al otro lado
La mayoría de los equipos de eventos de hoteles están trabajando en un proceso de consulta del lugar que lleva más tiempo del debido.
Llega una consulta. Alguien verifica la disponibilidad de espacio, luego la capacidad de catering y luego los precios con la estructura de tarifas adecuada. Una propuesta se redacta, revisa, formatea y envía. Si alguno de esos pasos requiere una conversación, iniciar sesión en un sistema separado o esperar a que un colega esté libre, el reloj sigue corriendo.
Para el planificador, cada uno de esos pasos internos se registra como espera. Los planificadores con ventanas de planificación más cortas, que son cada vez más la mayoría de ellos, con muchos eventos corporativos ahora confirmados dentro de los tres a seis meses posteriores a la fecha, no tienen mucha tolerancia a la espera cuando hay otros nueve lugares en su bandeja de entrada.
De donde vienen los retrasos
La mayoría de las respuestas lentas se remontan a cuestiones estructurales. Las consultas llegan a través de múltiples canales sin un propietario claro, por lo que se quedan quietas hasta que alguien las contesta. Elaborar una cotización requiere extraer información de sistemas que no se comunican entre sí. Cuando la persona que suele atender las consultas está ocupada, el proceso se estanca.
Esta tiende a ser la condición operativa predeterminada para los equipos de eventos de hoteles que ejecutan sistemas diseñados para mantener registros en lugar de acelerar. La fricción se arraiga tanto en el flujo de trabajo que se trata como algo regular en lugar de como un problema que vale la pena resolver.
La velocidad de respuesta como prioridad
Los hoteles que convierten consultas sobre eventos a tasas más altas tienden a tratar el tiempo de respuesta como una métrica comercial en lugar de un detalle operativo.
Eso significa saber cuál es el tiempo de respuesta promedio precise y tener un modelo de propiedad claro, de modo que cada consulta tenga a alguien responsable de ella a los pocos minutos de llegar. Herramientas como iVvyAI puede manejar las primeras etapas del manejo de consultas automáticamente, reduciendo el tiempo entre el inicio de la consulta y la salida de la respuesta.
Para muchos equipos de eventos de hoteles, el cuello de botella no es el esfuerzo ni la motivación. El proceso entre recibir una consulta y enviar una respuesta tiene más pasos de los necesarios. Identificar dónde están esos pasos y eliminar los que no agregan valor al planificador suele ser de donde proviene la mejora significativa.
Un planificador que obtiene una respuesta clara y útil en unas pocas horas tiende a regresar. Para hoteles y cadenas hoteleraslos clientes corporativos recurrentes son donde se encuentran los verdaderos ingresos a largo plazo.
Su punto de partida práctico
Audite las últimas 20 consultas que recibió su equipo. Observe cuándo llegó cada uno y cuándo salió la primera respuesta sustancial. El tiempo promedio entre esos dos puntos es su línea de base precise.
Para la mayoría de los equipos de eventos de hoteles, ese número es mayor de lo esperado. Y para una proporción de esas consultas, la reserva ya había avanzado antes de que llegara la respuesta.