Los hoteles han pasado décadas perfeccionando su forma de pensar sobre el inventario de habitaciones. Ocupación, ADR, RevPAR: las métricas se entienden bien, los puntos de referencia están establecidos y los sistemas que los rastrean están integrados en la forma en que se administra una propiedad.
Espacios para eventos y funciones sentarse junto a esas habitaciones es una historia diferente. Para muchos hoteles, el desempeño a ese nivel sigue siendo en gran medida una cuestión de instinto y observación más que de datos.
El problema de medir a nivel de propiedad
La mayoría de los sistemas de gestión hotelera realizan un seguimiento de los ingresos por eventos como una sola línea. El centro de conferencias tuvo un buen desempeño este trimestre, o no. Lo que esa figura rara vez muestra es cómo contribuyen los espacios individuales dentro de ese centro: qué habitaciones soportan la carga, cuáles tienen constantemente menos reservaciones y si la brecha entre ellas es una cuestión de precios, una cuestión de advertising o una cuestión de visibilidad.
Sin esa granularidad, lo predeterminado tiende a ser comercializar lo que ya es standard. Con el tiempo, el bajo rendimiento en ciertos espacios comienza a parecer un problema de demanda cuando a menudo es algo más sencillo: esas habitaciones no se venden activamente porque nadie tiene una thought clara de cuán subutilizadas están.
¿Qué le dicen los datos de utilización?
Los informes por espacio muestran si una sala se utilizó en el momento correcto, para los eventos correctos, a un ritmo que refleja su capacidad y valor reales. En ese nivel de detalle es donde reside la información útil.
Un salón de actos que funciona con un 40% de utilización entre semana y un 90% los sábados tiene un problema entre semana. Un espacio para grupos de trabajo que reserva constantemente sesiones de medio día, pero rara vez para días completos, puede tener un precio o un paquete que desaliente reservas más largas. Los datos no toman la decisión, pero identifican dónde se debe tomar la decisión.
Sin informes por espacio, esos patrones permanecen invisibles. Los ingresos del centro de conferencias parecen aceptables en conjunto, y el detalle que impulsaría la acción nunca sale a la luz.
Estudio de caso: Greatest Western Boulder Falls Inn
Usando concepts de Software program de gestión de eventos y espacios iVvyGreatest Western Boulder Falls Inn en Lebanon, Oregón, identificó dos salas para eventos con un rendimiento crónicamente deficiente una vez que dispuso de informes de ingresos por espacio. En ocho meses, esas dos salas generaban un 43% más de ingresos.
Lea el estudio de caso completo aquí.
¿Por qué esto ha tardado tanto?
Los sistemas de gestión de espacios más antiguos no se crearon para informar a nivel de espacio de manera significativa. Los ingresos llegaban a la propiedad, las reservas vivían en hojas de cálculo y extraer datos de rendimiento útiles de esos sistemas requería suficiente trabajo para garantizar que rara vez se hiciera.
El software program de gestión de espacios muestra la utilización por espacio y los informes de ingresos como estándar. Para los hoteles que todavía funcionan con sistemas heredados, el problema de los datos y el problema de los sistemas tienden a ser el mismo.
Medir lo que ya posees
Los espacios funcionales se encuentran entre los activos de mayor margen que opera un resort. No conllevan los mismos costos variables que el inventario de habitaciones y tienden a establecer relaciones repetidas con clientes corporativos que las reservas de habitaciones rara vez logran.
Gestionarlos con menos rigor que las salas suele ser el resultado de sistemas que nunca facilitaron hacer lo contrario. Los hoteles que obtienen los mayores retornos de sus espacios para eventos suelen ser los que han comenzado a medirlos con la misma atención que prestan a las habitaciones de alojamiento.