Andi Newcomer trabajaba alrededor de 60 horas a la semana y las operaciones iban bien. Los eventos estaban reservados, los clientes estaban contentos y el centro de conferencias tenía mucha demanda. El problema period que no tenía forma de ver de dónde venía la actuación.
Greatest Western Boulder Falls Inn es un lodge de 84 habitaciones en Lebanon, Oregón, construido alrededor de un jardín japonés de un acre, con un centro de conferencias con capacidad para 600 invitados y una variedad de espacios flexibles para eventos. Desde cualquier punto de vista, una propiedad bien administrada. Pero los sistemas que lo mantenían unido casi no generaban información útil. Los ingresos se rastrearon a nivel de propiedad. Nadie sabía cómo contribuían los salones de eventos individuales a ese número.
“Estaba claro que estábamos perdiendo tiempo y dinero tratando de hacer funcionar un sistema antiguo”, dijo Andi.
El equipo rastreó todo a través de documentos mantenidos a mano. El acceso remoto requería una configuración organizada con anticipación, lo que significaba que los problemas urgentes después de horas de trabajo esperaban o alguien entraba. Las actualizaciones del menú de temporada demoraban más de una semana. Personalizar los documentos del evento más allá de una plantilla básica fue un proceso handbook y lento. Nada de esto period inusual para un lodge que ejecutaba un software program de gestión de espacios antiguo: simplemente significaba que cuanto más ocupadas estaban las cosas, más tiempo se perdía en la administración.
La búsqueda de algo práctico.
Cuando Boulder Falls Inn comenzó a evaluar nuevos sistemas… software program de gestión de espacios Además de un cambio más amplio hacia una nueva plataforma de administración de propiedades, Andi sabía lo que necesitaba. Completamente en línea. Lo suficientemente versatile para la forma en que trabajaba el equipo. Lo suficientemente sencillo como para que la adopción no se convierta en su propio proyecto.
La puesta en marcha en dos plataformas simultáneamente rara vez es sencilla y el contraste entre las dos experiencias fue marcado. Uno vino con soluciones desde el principio. iVvy vino con una capacitación lo suficientemente clara como para que el equipo pudiera navegar con una guía mínima y un soporte que brindó respuestas cuando se comunicaron.
Su consejo para otros administradores de eventos que estén considerando una medida related: después de años en un sistema limitado, el instinto es asumir que necesitará reconstruir sus procesos desde cero. Descubrió que la mayor parte de lo que el equipo necesitaba ya estaba allí. El valor de una incorporación adecuada estaba en saber dónde buscar.
Lo que revelaron los datos
El cambio en los ingresos de Boulder Falls Inn se produjo al poder ver, por primera vez, cómo se desempeñaba cada salón de eventos por sí solo.
Una vez que se implementaron los informes por espacio, dos salas resultaron tener un rendimiento consistentemente inferior al resto. El equipo ajustó su enfoque de advertising en consecuencia. En ocho meses, esas dos salas generaban un 43% más de ingresos.
“Con las capacidades de generación de informes de iVvy, obtuvimos visibilidad del desempeño de los espacios para eventos individuales”, dijo Andi.
“Esto nos permitió identificar dos salas subutilizadas y ajustar nuestra estrategia de advertising para centrarnos en ellas. Como resultado, hemos visto un aumento del 43 % en los ingresos de esos espacios en los últimos ocho meses”.
La concept había estado contenida en los datos todo el tiempo. Simplemente no había una manera eficiente de sacarlo a la luz.
donde fueron las horas
El ahorro de tiempo fue igualmente mensurable. Las actualizaciones del menú de temporada que antes tomaban más de una semana ahora tomaban minutos. Los coordinadores de eventos utilizaron iPads durante los eventos, enviando actualizaciones a través del sistema en tiempo actual en lugar de conciliar registros después. Los clientes firman contratos electrónicamente, incluido un contrato de catering personalizado que el equipo creó dentro de la plataforma.
La semana laboral de Andi se redujo de aproximadamente 60 horas a forty five. El Director de Ventas del lodge experimentó un cambio related. Dado que el equipo se ocupaba de más tareas diarias sin pasar a la gerencia, las horas que se dedicaban a la administración del sistema comenzaron a destinarse a algo más útil.
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Para una operación hotelera que ya estaba haciendo las cosas correctas comercialmente, el aumento del 43% en los ingresos de dos salas de eventos se debió a que finalmente pudieron leer lo que ya estaba sucediendo y tomar una decisión sencilla basada en lo que vieron.